Panduan

Masa Berlaku Dokumen Kapal: Tabel dan Cara Memantaunya

Ada dokumen kapal yang tidak pernah kedaluwarsa tetapi wajib dikukuhkan setiap tahun, ada yang berlaku lima tahun dengan survei berkala, dan ada yang gugur bila kapal tidak bertolak dalam 24 jam. Panduan ini merangkum masa berlaku dokumen yang paling sering ditanyakan beserta dasar aturannya.

Diterbitkan: 26 September 2026Terakhir ditinjau: 26 September 2026Disusun oleh Nautinix

Mengapa masa berlaku dokumen kapal harus dipantau?

Sebelum menerbitkan Surat Persetujuan Berlayar (SPB), Syahbandar memeriksa kelengkapan surat dan dokumen kapal dengan memverifikasi masa berlakunya, sebagaimana diatur dalam PM 28 Tahun 2022. Artinya, satu sertifikat yang lewat tanggal atau belum mendapat pengesahan tahunan sudah cukup untuk membuat kapal tertahan di pelabuhan.

Masalahnya, "masa berlaku" tidak selalu berarti satu tanggal kedaluwarsa. Dokumen kapal umumnya mengikuti salah satu dari tiga pola: berlaku selama datanya tidak berubah tetapi wajib dikukuhkan setiap tahun; berlaku sampai batas waktu tertentu dengan survei berkala di antaranya; atau hanya berlaku untuk satu kegiatan. Tabel di bawah dikelompokkan menurut jenis dokumen agar pola tersebut mudah dikenali.

Berapa lama masa berlaku dokumen kebangsaan dan pendaftaran kapal?

Dokumen kebangsaan dan pendaftaran kapal diatur dalam PM 39 Tahun 2017 tentang Pendaftaran dan Kebangsaan Kapal. Jenis surat tanda kebangsaan ditentukan oleh ukuran kapal sesuai UU 17/2008 tentang Pelayaran: Pas Kecil untuk kapal di bawah GT 7, Pas Besar untuk GT 7 sampai kurang dari GT 175, dan Surat Laut untuk GT 175 ke atas.

Pengukuhan tahunan paling sering terlewat karena dokumennya terlihat "tidak pernah habis". Padahal pengukuhan Pas Besar dan Surat Laut mensyaratkan grosse akta, surat ukur, dan sertifikat keselamatan yang masih berlaku, sehingga keterlambatan satu dokumen ikut menghambat dokumen lain.

Masa berlaku dokumen kebangsaan dan pendaftaran kapal menurut PM 39 Tahun 2017 (Surat Ukur: PM 45 Tahun 2021).
Dokumen	Masa berlaku	Yang perlu diperhatikan
Grosse Akta Pendaftaran / Balik Nama	Tidak memiliki tanggal kedaluwarsa	Menjadi bukti hak milik. Bila kapal beralih pemilik, pemilik baru wajib mengajukan balik nama paling lama 3 bulan sejak peralihan.
Surat Laut, Pas Besar, dan Pas Kecil	Berlaku selama tidak ada perubahan isi akta pendaftaran (untuk Pas Kecil: data yang tercantum) atau pengalihan hak milik	Wajib dikukuhkan Syahbandar setiap tahun pada tanggal dan bulan penerbitannya.
Surat Laut Sementara / Pas Besar Sementara	3 bulan dan tidak dapat diperpanjang	Diberikan kepada kapal yang belum memiliki grosse akta pendaftaran atau grosse akta balik nama.
Surat Ukur	Tidak memiliki tanggal kedaluwarsa	Perlu diterbitkan ulang bila perombakan mengubah ukuran atau tonase kapal, atau bila nama kapal diganti.

Berapa lama masa berlaku sertifikat keselamatan dan sertifikat konvensi?

Untuk kapal yang tunduk pada konvensi IMO, batas maksimal masa berlaku ditetapkan oleh konvensi. Kapal non-konvensi yang berlayar di dalam negeri memakai sertifikat nasional dari Direktorat Jenderal Perhubungan Laut; masa berlakunya mengikuti yang tercantum pada sertifikat.

Sertifikat lima tahunan tidak otomatis aman selama lima tahun. Bila survei tahunan, antara, atau periodik tidak dilakukan dalam rentang waktu yang ditentukan, sertifikat dapat dianggap tidak berlaku meskipun tanggal akhirnya belum lewat.

Masa berlaku maksimal menurut konvensi; tanggal yang mengikat adalah yang tercantum pada sertifikat Anda.
Sertifikat	Masa berlaku maksimal	Survei atau verifikasi yang menyertai
Sertifikat Keselamatan Kapal Penumpang (SOLAS)	12 bulan	Survei pembaruan setiap tahun
Sertifikat Keselamatan Konstruksi, Perlengkapan, dan Radio Kapal Barang (SOLAS)	5 tahun	Survei tahunan, antara, atau periodik yang dicatat (endorse) pada sertifikat
Sertifikat Garis Muat Internasional	5 tahun	Survei tahunan
IOPP (MARPOL Lampiran I)	5 tahun	Survei tahunan dan survei antara
DOC dan SMC (ISM Code)	5 tahun	DOC: verifikasi tahunan; SMC: verifikasi antara
ISSC (ISPS Code)	5 tahun	Verifikasi antara
Sertifikat Klas BKI	Umumnya siklus 5 tahun	Survei tahunan dan survei pembaruan klas; ikuti tanggal pada sertifikat
Sertifikat keselamatan kapal non-konvensi	Mengikuti masa berlaku yang tercantum	Pengesahan sesuai jadwal survei pada sertifikat

Berapa lama masa berlaku dokumen awak kapal?

Dokumen awak kapal niaga mengacu pada Konvensi STCW. Dokumen yang jangka waktunya tidak ditetapkan tegas oleh konvensi mengikuti masa berlaku yang tercantum pada dokumen masing-masing, jadi selalu cek tanggal pada dokumen asli.

Masa berlaku dokumen awak kapal niaga.
Dokumen	Masa berlaku	Catatan
Sertifikat Kompetensi (CoC)	Revalidasi paling lama setiap 5 tahun	Revalidasi mensyaratkan bukti kesehatan dan kompetensi, misalnya masa layar atau pelatihan penyegaran
Sertifikat Keterampilan BST, SCRB, dan AFF	Penyegaran setiap 5 tahun	Sesuai amandemen STCW 2010
Sertifikat Kesehatan Pelaut	Maksimal 2 tahun	Maksimal 1 tahun bagi pelaut di bawah 18 tahun
Buku Pelaut	Mengikuti masa berlaku yang tercantum	Periksa tanggalnya sebelum awak naik ke kapal
Perjanjian Kerja Laut (PKL)	Sesuai jangka waktu dalam perjanjian	Sijil awak kapal perlu diperbarui setiap ada awak yang naik atau turun

Dokumen apa yang hanya berlaku untuk satu kegiatan?

SPB berlaku untuk satu kali pelayaran dan tidak berlaku lagi bila kapal tidak bertolak dalam 24 jam setelah diterbitkan (UU 17/2008 Pasal 219 dan PM 28 Tahun 2022). Jika keberangkatan tertunda lebih lama, SPB harus diajukan ulang dengan dokumen yang masih berlaku.

Untuk kapal perikanan, izin dan sertifikat seperti SIPI dan Sertifikat Kelaikan Kapal Perikanan (SKKP) mengikuti masa berlaku yang tercantum pada dokumennya. Ketentuan perizinan perikanan cukup sering diperbarui, jadi pastikan tanggalnya setiap kali merencanakan operasi.

Bagaimana cara memantau masa berlaku agar kapal tidak tertahan?

Kuncinya adalah mencatat semua tanggal yang relevan, bukan hanya tanggal kedaluwarsa. Langkah berikut dapat diterapkan untuk satu kapal maupun satu armada:

Buat daftar induk seluruh dokumen per kapal: nomor, instansi penerbit, tanggal terbit, tanggal berakhir, serta rentang waktu survei atau pengukuhan.
Catat tanggal pengukuhan tahunan Pas Besar atau Surat Laut dan tanggal ulang tahun (anniversary date) setiap sertifikat konvensi.
Mulai proses perpanjangan jauh sebelum jatuh tempo, terutama bila survei mengharuskan kapal berada di lokasi tertentu atau naik dok.
Selaraskan jadwal survei dengan jadwal operasi dan docking agar kapal tidak kehilangan hari layar.
Periksa ulang dokumen awak setiap pergantian kru, karena satu CoC atau sertifikat kesehatan yang kedaluwarsa dapat menghambat SPB.
Jika pemantauan manual terasa berat, Nautinix menyediakan layanan monitoring dan perpanjangan dokumen kapal yang mencatat tanggal-tanggal ini dan mengingatkan sebelum jatuh tempo.

Dasar Hukum dan Rujukan

UU No. 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran (telah diubah terakhir dengan UU No. 66 Tahun 2024) (sumber resmi, membuka tab baru)
Permenhub No. PM 39 Tahun 2017 tentang Pendaftaran dan Kebangsaan Kapal (sumber resmi, membuka tab baru)
Permenhub No. PM 28 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar dan Persetujuan Kegiatan Kapal di Pelabuhan (sumber resmi, membuka tab baru)
Permenhub No. PM 45 Tahun 2021 tentang Pengukuran Kapal
Konvensi IMO: SOLAS 1974, Garis Muat 1966, MARPOL 73/78, ISM Code, ISPS Code, dan STCW 1978 beserta amandemennya

Rujukan di atas bersifat informatif. Selalu periksa versi terbaru peraturan beserta aturan pelaksanaannya pada sumber resmi.

Informasi di halaman ini bersifat umum dan edukatif. Persyaratan, alur dan waktu pengurusan dapat berbeda menurut jenis kapal, GT, area operasi, kantor penerbit dan regulasi terbaru. Nautinix adalah perusahaan jasa pengurusan dokumen kapal independen dan tidak menggantikan kewenangan instansi pemerintah terkait.

FAQ

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Pas Besar harus diperpanjang?

Pas Besar tidak diperpanjang seperti izin berjangka. Pas Besar berlaku selama tidak ada perubahan isi akta pendaftaran atau pengalihan hak milik, tetapi wajib dikukuhkan Syahbandar setiap tahun pada tanggal dan bulan penerbitannya. Jika kapal dijual atau data aktanya berubah, Pas Besar baru harus diterbitkan.

Apa yang terjadi jika survei tahunan terlewat?

Untuk sertifikat konvensi, survei tahunan atau antara yang tidak dilakukan dalam rentang waktu yang ditentukan dapat membuat sertifikat tidak berlaku, meskipun tanggal akhirnya belum lewat. Akibatnya kapal berisiko tidak memperoleh SPB sampai survei dilakukan dan sertifikat disahkan kembali.

Berapa lama SPB berlaku?

SPB berlaku untuk satu kali pelayaran. SPB tidak berlaku bila kapal tidak bertolak dalam 24 jam setelah diterbitkan, sehingga keberangkatan yang tertunda lebih lama memerlukan pengajuan SPB baru.