Panduan
Grosse Akta Kapal Hilang: Cara Mengurus Grosse Akta Pengganti
Grosse akta adalah bukti hak milik atas kapal yang terdaftar di Indonesia. Bila hilang, pemilik tidak bisa sekadar meminta salinan baru ke kantor pendaftaran kapal, karena undang-undang mensyaratkan penetapan pengadilan negeri lebih dulu. Panduan ini menjelaskan alurnya dari laporan kehilangan sampai grosse akta pengganti terbit.
Diterbitkan: Terakhir ditinjau: Disusun oleh Nautinix
Apa itu grosse akta kapal dan mengapa begitu penting?
PM 39 Tahun 2017 tentang Pendaftaran dan Kebangsaan Kapal mendefinisikan grosse akta sebagai salinan resmi dari minut akta. Minut akta disimpan oleh pejabat pendaftar dan setiap akta dicatat dalam daftar induk, sedangkan yang diserahkan kepada pihak yang berhak adalah grosse aktanya: grosse akta pendaftaran setelah kapal pertama kali didaftarkan, grosse akta balik nama setelah kapal berganti pemilik, dan grosse akta hipotek bila kapal dibebani hipotek. Grosse akta hipotek diberikan kepada penerima hipotek, misalnya bank, bersama grosse akta pendaftaran atau balik nama (Pasal 31).
Menurut PM 39/2017, grosse akta pendaftaran atau balik nama wajib dilampirkan antara lain untuk:
- Balik nama ketika kapal dijual, dihibahkan, atau beralih karena sebab lain (Pasal 18).
- Pengukuhan tahunan Surat Laut dan Pas Besar (Pasal 63).
- Surat tanda kebangsaan baru setelah perubahan data akta atau peralihan hak milik (Pasal 64 dan 65).
- Pengalihan hipotek dan pencoretan hipotek (roya), yang mensyaratkan dokumen asli (Pasal 33 dan 38).
- Penghapusan kapal dari daftar kapal Indonesia (Pasal 24).
Apa dasar hukum penerbitan grosse akta pengganti?
Pasal 161 UU No. 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran menyatakan grosse akta pendaftaran kapal yang rusak, hilang, atau musnah dapat diberikan grosse akta baru sebagai pengganti. Grosse akta pengganti hanya dapat diberikan oleh pejabat pendaftar dan pencatat balik nama kapal di tempat kapal didaftarkan, berdasarkan penetapan pengadilan negeri.
Pasal 23 PM 39/2017 merinci ketentuan itu:
- Grosse akta pengganti dapat diterbitkan untuk akta pendaftaran kapal, akta balik nama kapal, atau akta hipotek kapal.
- Untuk grosse akta yang hilang, dasarnya adalah keputusan pengadilan negeri di tempat kantor pusat atau domisili pemilik kapal.
- Permohonan diajukan pemilik kapal melalui SPKE kepada Pejabat Pendaftar dan Pencatat Balik Nama Kapal di tempat kapal didaftar, dilampiri penetapan pengadilan (bila hilang) atau grosse akta yang rusak (bila rusak).
- Grosse akta pengganti ditandatangani pejabat pendaftar atau pegawai pembantu pendaftaran, diberi tanggal terbit, dan dicatat dalam daftar induk pada tanggal yang sama.
Bagaimana langkah mengurus grosse akta pengganti?
Alurnya terdiri dari dua tahap: tahap pengadilan untuk memperoleh penetapan, lalu tahap administrasi di kantor pendaftaran kapal.
Contoh format permohonan yang disediakan pengadilan negeri memuat identitas pemohon, uraian kapal sesuai Surat Ukur (ukuran, tonase, tanda selar, mesin induk), nomor dan tanggal grosse akta yang hilang, keterangan bahwa kehilangan telah dilaporkan ke Kepolisian, serta permintaan agar pengadilan memerintahkan pejabat pendaftar menerbitkan grosse akta pengganti. Format dan persyaratannya dapat berbeda antarpengadilan, jadi periksa layanan PTSP pengadilan yang dituju.
| Tahap | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|
| 1. Laporan kehilangan | Laporkan kehilangan ke Kepolisian dan kumpulkan data kapal: nomor dan tanggal grosse akta, tempat pendaftaran, Surat Ukur, dan surat tanda kebangsaan | Surat keterangan kehilangan dan data kapal yang lengkap |
| 2. Konfirmasi ke kantor pendaftaran | Cocokkan data kapal dengan catatan daftar induk dan tanyakan persyaratan yang berlaku di kantor tersebut | Data yang akurat untuk permohonan |
| 3. Permohonan ke pengadilan negeri | Ajukan permohonan penetapan ke pengadilan negeri di tempat kantor pusat atau domisili pemilik kapal | Permohonan terdaftar dan dijadwalkan sidang |
| 4. Sidang dan penetapan | Hakim memeriksa permohonan; pemohon menyiapkan bukti surat dan, bila diminta, saksi. Biaya permohonan ditanggung pemohon | Penetapan yang menyatakan grosse akta hilang dan memerintahkan penerbitan pengganti |
| 5. Permohonan grosse akta pengganti | Ajukan permohonan melalui SPKE ke pejabat pendaftar di tempat kapal didaftar dengan melampirkan penetapan | Grosse akta pengganti yang dicatat dalam daftar induk |
Bagaimana jika grosse akta rusak, bukan hilang?
Untuk grosse akta yang rusak, Pasal 23 PM 39/2017 mensyaratkan grosse akta yang rusak diserahkan bersama permohonan. Namun Pasal 161 UU Pelayaran menyebut penetapan pengadilan negeri sebagai dasar setiap grosse akta pengganti, termasuk untuk grosse akta yang rusak. Karena itu, tanyakan lebih dulu ke kantor pendaftaran tempat kapal didaftar apakah penetapan juga diminta untuk kasus kerusakan, dan jangan membuang sisa dokumen yang rusak.
Berapa lama dan berapa biayanya?
Tidak ada jangka waktu baku yang dapat dijanjikan. Lama tahap pengadilan bergantung pada jadwal sidang dan kesiapan bukti, sedangkan tahap di kantor pendaftaran bergantung pada kelengkapan berkas. Karena melibatkan pengadilan, prosesnya umumnya lebih panjang daripada pengurusan dokumen kapal biasa, jadi mulailah segera setelah kehilangan diketahui.
Biayanya terdiri dari biaya permohonan di pengadilan negeri, PNBP bila dikenakan untuk penerbitan grosse akta pengganti sesuai tarif resmi, dan biaya jasa bila Anda memakai pendamping. Pungutan resmi tidak ditentukan oleh Nautinix.
Apa risikonya bila grosse akta yang hilang dibiarkan?
Selama grosse akta pengganti belum terbit, proses yang mensyaratkan grosse akta tidak dapat diselesaikan. Untuk penghapusan kapal yang telah beralih hak milik, Pasal 24 ayat (5) PM 39/2017 bahkan menegaskan bahwa grosse akta yang hilang harus dibuatkan pengganti lebih dulu berdasarkan penetapan pengadilan.
Pengukuhan tahunan Pas Besar atau Surat Laut juga mensyaratkan grosse akta. Kehilangan yang tidak segera diurus dapat merembet ke surat tanda kebangsaan yang tidak dikukuhkan dan, pada akhirnya, SPB yang tertahan. Jalur pengadilan sendiri melindungi pemilik, karena grosse akta pengganti hanya terbit atas dasar penetapan, bukan sekadar permintaan.
Bagaimana mencegah grosse akta hilang?
Beberapa kebiasaan sederhana menghemat banyak waktu bila dokumen hilang:
- Simpan grosse akta asli di darat, di tempat yang aman dan tahan api, terpisah dari dokumen yang dibawa di kapal.
- Simpan pindaian berwarna dan catat nomor, tanggal, serta tempat pendaftarannya; data ini dibutuhkan untuk permohonan penetapan.
- Gunakan tanda terima setiap kali dokumen asli diserahkan, misalnya kepada bank, notaris, atau calon pembeli.
- Saat kapal dijual, pastikan grosse akta asli ikut diserahkan dan balik nama diajukan paling lama 3 bulan sejak peralihan.
- Nautinix dapat membantu menyiapkan data dan berkas, berkoordinasi dengan kantor pendaftaran, dan mendampingi pengurusan hingga grosse akta pengganti terbit.
Dasar Hukum dan Rujukan
- UU No. 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran (telah diubah terakhir dengan UU No. 66 Tahun 2024), Pasal 161 (sumber resmi, membuka tab baru)
- Permenhub No. PM 39 Tahun 2017 tentang Pendaftaran dan Kebangsaan Kapal, Pasal 23 (sumber resmi, membuka tab baru)
Rujukan di atas bersifat informatif. Selalu periksa versi terbaru peraturan beserta aturan pelaksanaannya pada sumber resmi.
Informasi di halaman ini bersifat umum dan edukatif. Persyaratan, alur dan waktu pengurusan dapat berbeda menurut jenis kapal, GT, area operasi, kantor penerbit dan regulasi terbaru. Nautinix adalah perusahaan jasa pengurusan dokumen kapal independen dan tidak menggantikan kewenangan instansi pemerintah terkait.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah fotokopi grosse akta bisa dipakai sebagai pengganti?
Tidak untuk proses yang mensyaratkan dokumen asli, seperti pengalihan hipotek atau roya. Fotokopi grosse akta memang diminta pada permohonan tertentu, misalnya penerbitan Surat Laut atau Pas Besar, tetapi tidak menggantikan grosse akta asli. Fotokopi tetap berguna sebagai bukti pendukung data kapal saat mengajukan permohonan penetapan ke pengadilan negeri.
Di pengadilan negeri mana permohonan penetapan diajukan?
PM 39/2017 menyebut keputusan pengadilan negeri di tempat kantor pusat atau domisili pemilik kapal. Bagi perusahaan, artinya pengadilan negeri di wilayah kantor pusatnya; bagi perorangan, pengadilan negeri sesuai domisilinya. Grosse akta penggantinya sendiri tetap diterbitkan oleh pejabat pendaftar di tempat kapal didaftarkan, yang bisa berada di kota lain.
Apakah balik nama bisa diurus bila grosse akta hilang?
Permohonan balik nama wajib dilengkapi grosse akta pendaftaran atau grosse akta balik nama (PM 39/2017 Pasal 18). Karena itu, grosse akta pengganti perlu diurus lebih dulu melalui penetapan pengadilan negeri. Pembeli sebaiknya memastikan hal ini sebelum transaksi, karena pemilik baru wajib mengajukan balik nama paling lama 3 bulan sejak peralihan.
Bagaimana jika yang hilang adalah grosse akta hipotek?
Pasal 23 PM 39/2017 juga berlaku untuk akta hipotek kapal, jadi grosse akta hipotek yang hilang dapat diganti berdasarkan keputusan pengadilan negeri. Pengalihan hipotek dan roya mensyaratkan grosse akta hipotek asli, sehingga pemilik kapal perlu berkoordinasi dengan bank atau kreditur pemegang hipotek sebelum mengajukan permohonan.